איך להיות יעיל יותר בעבודה

[31 באוגוסט 2009] [2 תגובות]

ישנם ימים בעבודה שאני פשוט לא מספיק כלום. זה לא שאני לא מצליח לסיים משימה מכיוון שהאתגרים שניצבו בפני היו קשים מדי. זאת גם לא העובדה שהמנהל שלי הציב בפני יותר מדי משימות בפחות מדי זמן. אם רוצים לסיים משימות ולהיות יעילים יותר, צריך לשנות את המחשבה וגם את ההרגלים.

"מה הספקתי לעשות היום?" היא השאלה שאתם חייבים לשאול את עצמכם בסופו של כל יום. הרבה פעמים תגלו שבעצם לא הספקתם לעשות הרבה דברים. להיות יעיל יותר זה ליצור תוצרים: לפתח רכיב כלשהו, לפתור באגים או לטפל בבעיה של לקוח. כן, זאת המטרה של העבודה שלכם. גם אם זה עבור מעסיק וגם אם עבור עצמכם במידה ואתם Self-Employed.

איך נמנעים מהנטיה "למרוח את הזמן" עם המשימות? לא יודע, אבל אני מנסה כל הזמן לעשות את זה. עם הזמן, שמתי לב למספר נקודות שעוזרות לי. הנה הן בסדר חשיבות פסודו-אקראי:

מה אני רוצה להספיק היום?

זאת השאלה שאני מציע לכם לשאול את עצמכם בבוקר בזמן שאתם שותים קפה. אם תדעו מה אתם רוצים להספיק, יהיה לכם הרבה יותר קל לדעת אם אתם יכולים לקחת הפסקה כדי "לקפוץ רגע" לקנות משהו ממקום ממש קרוב לעבודה. אם תספיקו את מה שתכננתם, זה יתרום להרגשה טובה וסיפוק מהעבודה. קל לטעות בדרך כשאתה לא יודע לאן אתה הולך.

מה אני רוצה להספיק עד ארוחת הצהריים?

למה להפסיק בתכנון ליום? אם זה עובד, אפשר לחשוב על מה נוכל לבצע עד ארוחת הצהריים. אני מאוד אוהב לראות משימות מסתיימות ובעיות נפתרות. יש לי מנהג לכתוב את המשימות על פתקים-צהובים-נדבקים ולהשליך אותם אחד אחד לפח ברגע שהמשימה הושלמה. המשימה הגדולה מורכבת ממשימות קטנות, תכננו אותן ולא את המשימה הגדולה.

מה אני אוהב לעשות?

בחלק מהפעמים אני יכול לבחור את המשימות שלי מבנק של משימות. זה פרט חשוב לדעת, מכיוון שאני נוטה לסיים משימות שאני נהנה מהן בחצי מהזמן הממוצע של משימות אחרות. לכן אני פשוט בוחר את מה שאני מעדיף לעשות. אני הכי אוהב לממש רעיון שאני הגיתי - אז אני נהיה באמת יעיל.

להמנע ממולטי-טסקינג

אני לא מסוגל לבצע יותר משתי משימות במקביל בצורה יעילה. אני מעדיף לעבוד על משימה אחת מההתחלה ועד הסוף ואז לעבור למשימה הבאה. נכון, לפעמים זה לא אפשרי וצריך לקטוע טיפול במשימה אחת ולעבור למשימה חשובה יותר. עם זאת, אני כמעט תמיד מעדיף "לסגור" את המשימה הראשונה ואז לעבור לשניה, אפילו אם היא יותר דחופה. בסופו של דבר, שתי הבעיות יפתרו מהר יותר אם העבודה עליהן תהיה סדרתית, קודם הראשונה ואז השניה.

הבטחות צריך לקיים

גיליתי שאם אני מצהיר שהבאג הזה יהיה פתור עוד היום והפיצ'ר הזה יהיה קיים בעוד שלושה ימים - אני נוטה לעבוד קשה יותר על מנת לעמוד בהבטחות שלי. אם תעדכנו את הסובבים אתכם בתוכניות שלכם, תהיו יעילים יותר.

אני מכונה?

להיות יעיל יותר נשמע כמו להפןך את עצמנו למכונות, אבל למעשה זה דווקא מזין אותנו. כל פעם שמשימה נעלמת מה-TODO ליסט שלי (פתק צהוב עף לכיוון הפח), אני מרגיש תחושת סיפוק קטנה. ובסופו של דבר, הרבה הצלחות קטנות בונות את ההצלחה בטווח הרחוק.

אם אהבת את הפוסט, אני שולח מדי פעם למייל עוד פוסטים מעניינים שלא תמיד מגיעים להתפרסם באתר. אתה מוזמן להצטרף לרשימה:
(אני שונא ספאם. אני מבטיח לעולם לא לשלוח משהו לא מעניין)

2 תגובות

  1. rominska | 9/5/2009 2:36:16 PM

    אחלה פוסט

    אתה לגמרי צודק בעניין הדברים שאנחנו אוהבים ונהנים לעשות -  וחלוקת היום למקצים קצרים יותר (דברים שצריך להספיק עד ארוחת צהריים)

     

    שתי שאלות קטנוניות קצת - 

    מה קורה אם לא מספיקים לפני שאוכלים? דוחים את הארוחה או נותנים ליום להתברבר?

    ואתה חושב שעניין המולטי-טסקינג תופס גם על בחורות? אנחנו הרי מסוגלות לעשות יותר מדבר אחד במקביל (בניגוד לבנים, שחלקכם לא מסוגלים לדבר בטלפון וללעוס מסטיק בו זמנית...)  (:

  2. טל | 9/5/2009 10:17:28 PM

    מה קורה אם לא מספיקים עד האוכל? מכיוון שאני קבעתי את זמן היעד, אני יכול גם לשנות אותו. הכוונה שלי היתה ליצור מעין סוג של אתגר לעצמך ולפקס את עצמך לכיוון הנכון. בעיקר למנוע ממך למרוח זמן על דברים פחות חשובים. זה ידוע שאנשי מחשבים (ובכלל?) גרועים בהערכות זמנים..

    אפילו אם את מסוגלת ללעוס מסטיק ולעשות עוד משהו, אני עדיין חושב שעבודה על דבר אחד ברגע נתון מספקת תוצאות טובות יותר, איכותית וכמותית. בכל מקרה, כתבתי את הפוסט הזה בזמן שתליתי כביסה, אז יכול להיות שכתובות בו כמה שטויות.

התגובות נעולות